Les mails sont devenus l’outil de communication privilégié en entreprise. Mais parfois, ils nous submergent ! Alors pour éviter de devenir esclave de votre boîte mail, voici 5 bonnes pratiques à adopter tout de suite pour mieux gérer votre messagerie.
1# Rangez par catégories, couleurs, filtres, etc.
Avoir une boîte mail claire et bien organisée est capital. Toutes les messageries professionnelles proposent un système de rangement. Définissez votre propre code et tenez-vous-y. Par exemple, créez des libellés/catégories :
- Professionnel ;
- Privé ;
- Dossier X ou Y, etc.
Utilisez également les filtres pour renvoyer automatiquement les messages vers un dossier.
Et optez pour un code couleur pour les e-mails à traiter :
- Urgent ;
- Non-urgent ;
- Non lus, etc.
La clé d’un bon système de rangement réside dans le minimalisme : plus c’est simple, plus c’est efficace ! Testez les méthodes pour trouver celle qui vous convient vraiment.
2# « Batchez » vos mails
La clé de l’efficacité pour mieux gérer ses mails consiste à « batcher » les e-mails, c’est-à-dire à traiter tous les mails reçus par lots en même temps.
Il est prouvé qu’on est plus productif en réalisant une seule et même tâche d’affilée plutôt que de façon entrecoupée dans la journée.
3# Déconnectez
Répondre à ses e-mails est chronophage si vous les traitez au fil de l’eau. C’est le meilleur moyen pour être dérangé toutes les 5 minutes et avoir du mal à retrouver sa concentration. De précieuses minutes de perdues à la clé, et ce, plusieurs fois par jour !
Selon une étude Adobe de 2015, les cadres passent en moyenne 5 heures par jour à gérer leur boîte mail !
Aussi, définissez deux ou trois plages horaires par jour pour répondre à vos e-mails. Par exemple, de 11H à 12H et de 16H à 17H. Le reste du temps, désactivez vos notifications pour pouvoir travailler sans être dérangé.
4# Faites le tri régulièrement
Les salariés reçoivent en moyenne 88 mails par jour, et parmi eux, pas toujours des mails intéressants… !
Tous ces e-mails indésirables (spam, newsletter, publicité, etc.) encombrent considérablement votre boîte mail.
C’est pourquoi il est nécessaire de faire le tri régulièrement dans vos e-mails pour ne garder que ceux que vous lisez vraiment. Pour tous les autres, usez et abusez du bouton « désabonnez-vous ».
5# Une réponse n’est pas toujours nécessaire…
Tous les e-mails que vous recevez ne méritent pas forcément une réponse. Tout est question de priorité, si vous êtes débordé, zappez la réponse !
Autre possibilité, programmez des réponses automatiques. Ce type de réponse standardisée vous permet de gagner du temps mais aussi d’être en paix avec votre conscience en ayant répondu à toutes les demandes !
Pour parvenir au fameux « inbox zéro », la clé réside dans une bonne organisation et une solution professionnelle pour gérer ses mails.
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